档案自然堆放查找困难 企业如何应对

问题：

我们公司的档案太多了，用各种纸箱存放，堆满好几个房间了，想找一份档案文件简直太痛苦了，怎么办？

回答：

正规的档案室一般配有档案柜或密集柜，也有少部分用货架存放的，但临时库，再去准备设备就意义不大了，因此一般会用纸箱存放，然后自然堆放在房间里。

自然堆放肯定会不好查找，即使有清单和箱号标识，想要快速找到也要靠运气，如果需要的档案箱恰好在房间最里面的底层，那工作量就可想而知了。

专业的档案库房也是纸箱存放的，同时会有货架系统、条码系统、IT系统的支撑，因此能够做到快速定位和调阅。

如果企业档案年增量较大，就不适合租用临时库存储，这样会陷入经常寻找临时库的麻烦中，而且地点分散，增加后续的维护成本。

如果有实物调阅需求，也不适合租用临时库存储，至少要相对固定的库房，用货架存放，这样才能不影响业务需要。