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档案整理与数字化

发表时间:2024-03-18 16:00

档案整理与数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、合成为图像(PDF)格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。如今,档案数字化已成为现代化办公及档案整理的发展趋势。那么,为什么要进行档案整理与数字化?

一、作用

1、提高档案安全性

纸质档案数字化后的数字图像存储在磁带、磁盘、光盘等载体上供保存,同时也可以多渠道保存多份数字化备份。进行档案整理与数字化后不仅可以延长其保存时间,而且在发生灾害时,可以保证信息不会遭受到毁灭性的破坏,从而提高档案信息保存的安全性。

2、防止原始档案受损

传统的档案查阅是查阅纸质实体原件,但是纸质原件每翻阅一次便增加一点对档案原件损坏的风险,而进行数字化后,则可以有效减少纸质原件的利用次数,大大减少该原件的损坏几率,达到有效保护原始纸质档案的作用。

3、提高档案利用效率

当企业需要查阅利用档案时,可以通过系统快速检索,免去了翻阅纸质目录查找、库房调档等繁琐流程,从而提高了档案的利用效率,使企业能够挖掘更多有效、有意义的信息。

二、注意事项

1、数据备份和冗余存储

为了防止档案数据的丢失或损坏,需要定期进行数据备份,并将备份数据存储在多个地点或服务器中,以实现冗余存储。

2、访问权限和控制

对于涉密或敏感档案,需要设置严格的访问权限和控制措施,确保只有授权人员能够访问和修改档案。

综上所述,档案整理与数字化可以帮助企业提高安全性、防止原始档案受损、提高利用效率,从而使企业员工可以更加便捷地管理和利用档案资源,进一步提升员工的工作效率。同时,在档案整理与数字化后要注意及时地备份数据和设置访问


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