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档案数字化服务规范

档案数字化服务规范

发表时间:2024-04-22 12:00

档案数字化服务规范

档案可以说是社会发展和历史变迁的见证者,其中记录着大量且重要的数据资源。一般情况下,我们常见的就是纸质档案,但经过岁月的流逝或搬迁,可能会造成纸质档案丢失或破旧不堪。在这科技化的时代,可以巧妙使用大数据来整理档案,发挥其应有的价值。但是,把档案外包过程中可能会出现安全风险,因此制定了一系列的标准,那么档案数字化服务规范都有哪些呢。

1、前期准备

按照相关标准来明确工作要求,除了服务外包的范围、流程以及内容外,还包括技术、安全和质量等。另外,鉴定档案的真实性,明确优先顺序和操作规范以及验收标准等。全面核实选定的承包方,清晰了解其股权结构、实际控制人及法定代表人身份,主要评价承包方的财务状况、经验、能力和硬件条件等,全面考察资质和信用,看看是否存在不良记录。

确定好承包方后,双方签订合同。然后再选定合适的场所,通常选择在发包方的办公地点,确保是相对独立且封闭的空间;同时还应做好防潮、防晒、防水、防火和防盗等各种要求,当然还要安装上监控。

2、过程管理

全方位管控档案数字化加工整个过程,一旦出现档案损坏、信息泄露、丢失等情况,需及时向有关部门报告,采取科学的补救措施。按照承包方的要求,凡是参与档案数字化加工过程中的人员信息全部发送给发包方备案,严令禁止无关人员擅自进入档案储存处。

按照工作计划分批调档出库,根据工作完成的情况在分批接收归库,详细记录各个环节的工作情况,这样能符合档案数字化服务规范。此外,应对所使用的计算机硬盘、U盘或移动硬盘等存储介质进行了安全检查,统一进行保管。

档案数字化服务规范中也包括档案管理和成果管理,必须安排专门的人员或团队保管,让档案每天在规定的时间内入库。值得提醒的是,如果交付成果不符合法规和合同还需立即整改。经过专门的数据检验、安全确认以及验收评估后,需与承包方直接办理交接手续。


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