档案数字化服务规范

档案数字化服务规范

档案可以说是社会发展和历史变迁的见证者，其中记录着大量且重要的数据资源。一般情况下，我们常见的就是纸质档案，但经过岁月的流逝或搬迁，可能会造成纸质档案丢失或破旧不堪。在这科技化的时代，可以巧妙使用大数据来整理档案，发挥其应有的价值。但是，把档案外包过程中可能会出现安全风险，因此制定了一系列的标准，那么档案数字化服务规范都有哪些呢。

1、前期准备

按照相关标准来明确工作要求，除了服务外包的范围、流程以及内容外，还包括技术、安全和质量等。另外，鉴定档案的真实性，明确优先顺序和操作规范以及验收标准等。全面核实选定的承包方，清晰了解其股权结构、实际控制人及法定代表人身份，主要评价承包方的财务状况、经验、能力和硬件条件等，全面考察资质和信用，看看是否存在不良记录。

确定好承包方后，双方签订合同。然后再选定合适的场所，通常选择在发包方的办公地点，确保是相对独立且封闭的空间；同时还应做好防潮、防晒、防水、防火和防盗等各种要求，当然还要安装上监控。

2、过程管理

全方位管控档案数字化加工整个过程，一旦出现档案损坏、信息泄露、丢失等情况，需及时向有关部门报告，采取科学的补救措施。按照承包方的要求，凡是参与档案数字化加工过程中的人员信息全部发送给发包方备案，严令禁止无关人员擅自进入档案储存处。

按照工作计划分批调档出库，根据工作完成的情况在分批接收归库，详细记录各个环节的工作情况，这样能符合档案数字化服务规范。此外，应对所使用的计算机硬盘、U盘或移动硬盘等存储介质进行了安全检查，统一进行保管。

档案数字化服务规范中也包括档案管理和成果管理，必须安排专门的人员或团队保管，让档案每天在规定的时间内入库。值得提醒的是，如果交付成果不符合法规和合同还需立即整改。经过专门的数据检验、安全确认以及验收评估后，需与承包方直接办理交接手续。