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档案加工规范

档案加工规范

发表时间:2024-04-23 16:00

古人云:“不以规矩,不能成方圆”,这句话对档案整理行业相当应景。档案整理和加工并非是任何一个公司都能做的,也不是随心所欲进行整理,而是由规程制度和标准,这样才能确保档案数据发挥应有的价值。本文就来讲讲档案加工规范是什么。

1、档案整理

之前材料比较分散,需把材料分类补充到文件中。严格把关每一份材料,按照类别或年份编号,编注好页码,确保编码有序且不能重复。整理完成之后,在每份材料的首页右上角使用铅笔编好版号和序号,右下角写上页码。通常纸张要求A4或是B5格式,如果是其他格式的文件统一改为A4版本。

2、打印订装

装订时应符合《档案整理细则》规定,需做到底侧和左侧整齐。另外,录入文件目录时需严格准确,做到单记一条,不能出现少记和多记的情况;输入的目录内容和档案内容需完全一致,不能出现任何差错。

3、扫描图像

档案加工规范中扫描获得的图像排列顺序应与纸质文件的排序相同,图像清晰没有杂质且亮度适中。如果图像的分辨率为300DPI需进行校正和打孔;在每条中心线的起点和终点,图像的倾斜度应控制在1度以内。

4、图像处理

图像应去除黑点、黑边和污点,一眼看上去应清晰平坦,确保图像不能过于浓烈或是过淡,字迹需清晰可见。

5、存储处理

仔细检查和校准目录、原始图像、高清白色和黄色图像等,必须满足验收标准。一般需把数据单独存储在服务器上,若是条件无法满足也可以用单独的计算机替代。

档案加工规范涉及到很多,对于服务的公司而言除了规范操作外,还应增强工作人员的安全意识,较大程度减少信息泄露;积极控制各种突发事件带来的危害和影响,及时消除初期的安全隐患。另外,进行数字化处理时需坚持法治,明确分工,责任到个体,实施完善安全的监督体制。


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