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档案加工整理

档案加工整理

发表时间:2024-04-24 16:00

编目通俗的来讲就是编制归档文件目录,这是加工整理工作的重要内容之一。传统的整理方式是部门人员一张一张的进行分类编目,现如今是使用计算机软件来操作,大大提高了工作效率。编目可不是随随便便做的,需掌握规则才行,那么档案加工整理时是如何编目的呢。

1、基本要求

按照单号顺序编制归档文件目录,确保目录准确且详细,方便后续的检索。每一个归档文件都应该编目,字段需符合著录规则要求。目录除了保存电子版本外,还需打印装订成册。

2、所需要的字段

常用的著录项有全宗号、档案门类代码、归档年度、保管期限、文件编号、责任人、页数等,同时还要采集各种元数据。其实,编目并不是把每一项都打印出来,而是按照规则和标准来形成数据报表。规定中归档文件目录应设置序号,即填写归档文件的顺序号;文号是指文件的发文字号;责任人是指文件的发文机关或是署名;题名是指文件的标题;页数即归档文件的页面总数;备注是指注释文件说明。

3、编目样式

档案加工整理时应保证编目样式一致。目录尽量选择由系统生成或使用电子表格进行编制,通常采取A4幅面,页面需横向设置。装订成册的归档文件目录应编制封面,封面需设置全宗号、名称、机构等,填写时需使用全称或规范化的简称。可以按照年装订成册,也可以按照保管期限装订。此外,每盒归档文件都需要制定和内目录,放在本盒归档文件的上方,样式与归档文件目录样式相同,主要用于本盒档案的检索管理使用。

经过以上介绍,估计已经大致了解档案加工整理时该如何编目了。值得提醒的是,编目时不能过于着急,先提前进行复查,看一看文件收集是否齐全完整,有没有漏收和重复问题;注意跨年度文件的补收,盒内文件排列合理,保管期限划分准确等。


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