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关于档案数字化要求

发表时间:2022-01-15 10:46

当前,档案数字化工作在全国迅速开展,外包服务成为主流。

数字化外包服务机构应该具备怎样的资质?

数字化加工服务场所应该建立怎样的环境?

数据处理应该注意哪些问题?

数字化完成后的相关设备应该如何处理?

由于没有相关的规定,各地档案部门只能各行其是,做法五花八门,使得档案信息的安全隐患日益凸显。为了解决以上问题,国家档案局及时印发了《规范》。


《规范》规定,档案数字化外包安全管理要按照“安全第一、预防为主”的原则,采取科学有效的安全管理措施,应用确保档案安全的技术手段,建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制,对档案数字化全过程实行严格监督和管理,确保档案实体与信息安全。


《规范》规定了档案部门在数字化外包过程中的安全管理责任。

在数字化外包过程中,档案部门要成立由主要领导负责的档案数字化管理组织,明确档案数字化管理的部门、人员及其职责;要根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,制定档案数字化外包安全管理要求和技术指标;对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察;建立健全安全保密、档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范或规章制度,严格监管机制,确保档案实体及信息安全。


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