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档案库房管理

发表时间:2022-02-16 14:05

1.档案进出库房的管理

档案库房是保存档案的重要场所,一般情况下,档案库房只允许档案库房管理的专门人员进入,非管理人员原则上不允许进入。

即使专门的管理人员进出库房,也必须有相应的限制性规定。例如,在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动,不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西等,库房无人时必须关灯、关窗、库房上锁等。


2.“十防”措施

档案保管工作常说的“十防”措施,一般是指防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防毒、防高低温、防光、防污染等。

这“十防”基本上囊括了对档案实体可能造成损毁的所有自然的和人为的因素,是库房管理工作的重要内容。


3.档案安全检查

室藏档案的安全检查可分为定期和不定期两种:

(1)定期检查的周期可根据档案室的具体情况而定。一般情况下,一年检查一次比较合适;但对于室藏档案特别多的档案室,也可以2~3年检查一次;对于工作头绪多、库房建筑与设备比较分散简陋、安全条件较差的档案室,则应勤作检查,定期时间不宜过长。

(2)不定期检查一般在下列情况下进行:档案库房发生水灾、火灾等灾害事故之后;发现档案遗失或失窃之后;发现档案有虫蛀、鼠咬、霉烂等现象时;对某些档案是否遗失发生怀疑时;档案保管人员调换工作时,等等。对于上述情况,可根据实际需要进行全面检查;也可以针对有关档案和保管环节进行局部检查。

室藏档案的检查内容主要有:一是现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符;二是案卷归入的全宗、类别、顺序是否正确;三是档案的收进与移出,案卷的借出与归还是否做到了登记、注销和还原;四是档案的防护措施和库房设备是否安全可靠;五是被毁坏、遗失、泄密的档案文件的数量、情况和内容;六是库藏档案保管与档案收集、整理、鉴定、编目等档案业务工作配合与衔接的状况如何。


4.档案安全应急处置预案

为了保障档案室的档案安全,应制定档案安全应急处置预案。

[范例]

档案安全应急处置预案

1.为确保本单位档案的安全保管,特制定本预案。

2.本预案所涉及的档案安全保管主要包括消防安全、安全监控、事故报警等应急处置措施。

3.档案安全由本单位办公室保安部门和档案室共同组织实施,制订档案安全保管的计划、意见。

4.本单位保安部门对安全部位和周围环境进行24小时监控。

5.值班保安人员在节假日、夜晚对档案库房进行严密监控,发现火警、盗警等紧急情况应立即拨打报警电话,同时报告本单位办公室负责人、保安部门负责人和档案室负责人,一起进行应急处理。

6.档案室负责人和单位保安部门人员应在第一时间赶赴现场,协助消防、公安部门妥善处理事故。

7.档案人员和保安人员有共同保护事故现场、维护档案安全、保护档案不受破坏的义务,同时对事故原因进行调查、分析和处理,并汲取教训,杜绝类似事故再次发生,确保档案安全保管。


5.档案柜架的编号

(1)库房中柜架排放要求

①排列一致,横竖成行,整齐划一。

②库房内柜架应成行垂直于有窗户的墙面,避免阳光直射并便于通风。

③柜架排放不宜太松太紧。既要注意利用库房面积,又要便于档案的搬运和取放。

不管是使用铁质档案柜,还是使用档案密集架,各部分尺寸应该达到以下要求:主通道净宽不应小于120cm,副通道净宽不应小于60cm,顶端部与墙的间隔不应小于60cm。铁质档案柜两行间净宽不应小于80cm。

(2)档案柜架应统一编号

档案柜架应统一编号 ,从门口开始,自左至右编柜架号,每套柜架的格(层)自上而下编号。


6.档案上架

档案上架的次序应根据档案柜架及其格(层)的编号次序进行。其存放方式:

(1)竖放。优点是便于存放和提取档案。

(2)平放。优点是对保护档案有利。平放高度不超过40cm为宜。它适合于珍贵档案和不宜竖放档案的保管。


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