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电子档案移交过程中的注意事项

发表时间:2022-04-02 09:19
1.处理好保密与解密的关系

在电子档案的移交和接收过程中,要注意处理好保密与解密的关系,应采取“非密的要积极移交,涉密的要妥善移交”的策略。对于不涉密或已经解密的电子档案,凡是符合移交要求的,有长期保存价值的,都应当积极主动地进行移交和接收。但是对于涉密的电子档案,应在符合国家有关保密安全的要求下,严格按照涉密信息和涉密载体的管理要求进行移交和接收工作。若保密条件不成熟,则应暂缓涉密电子档案的移交和接收工作。


2.确保电子档案的真实性、完整性和有效性

由于电子档案自身特点和存储环境的特殊性,使其在真实性、完整性和有效性方面容易受到破坏,影响电子档案的利用价值。因此,在移交和接收过程中,应特别注意对电子档案真实性、完整性和有效性的检验,做到“移交前要检查,接收后要验证,定期迁移和转换”。即在移交前,移交单位应检查电子档案的真实性、完整性和有效性;移交和接收过程中,接收单位也需要对电子档案进行检验,确认无误后才能接收;在保管过程中,还应定期对电子档案进行迁移和转换,以确保电子档案的长期可读。


3.不断探索新技术在接收和移交中的应用

电子档案的移交和接收是一项长期工作,需要持续稳定的投入。随着移交的电子档案越来越多,容量越来越大,对存储设备和传输通道的要求也越来越高。另外,为了安全有效保管接收来的数据,需要建立相应的数据备份系统和容灾系统,并对存储设备进行定期状态监控、维护、软硬件更新和升级,这些工作对于一般档案接收单位来说将是一笔不菲的开支。这需要我们不断采用新技术来提高电子档案移交和接收工作的效率,同时减轻成本压力。


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